Sistem Informasi Jabatan Provinsi Riau (SI-JABPRI)

Jenis Instansi: Provinsi

Instansi: Pemerintah Provinsi Riau

UPP: Biro Organisasi Sekretariat Daerah

Wilayah: Riau

Penghargaan: TOP 99/2021

Tahun: 2021

Kategori SDG’s: Perdamaian, Keadilan dan Kelembagaan yang Tangguh

Tag: web, digital, sistem informasi, analisis jabatan, analisis beban kerja

Kementerian PANRB mendorong Pemda mewujudkan organisasi tepat fungsi, proses, dan ukuran, mengingat organisasi bersifat dinamis, tidak sekedar membentuk struktur, tetapi juga melakukan perencanaan kebutuhan jabatan dan pegawai yang proporsional, efektif, dan efisien.

Perencanaan kebutuhan jabatan dan pegawai dilakukan melalui penyusunan analisis jabatan (Anjab) dan analisis beban kerja (ABK) pada jabatan struktural, pelaksana maupun fungsional. Dalam manajemen ASN peran Biro Organisasi adalah melakukan perencanaan kebutuhan riil, rasional dan sistematis berdasarkan beban kerja disetiap unit kerja. Apabila terjadi kesalahan perencanaan kebutuhan, maka ikut rusaklah tahap pelaksanaan manajemen ASN lainnya, seperti tahap rekrutmen pegawai, mutasi, rotasi, pangkat dan jabatan, pengembangan karir, pola karir, penilaian kinerja, penggajian, tunjangan dan lain sebagainya. Akibat selanjutnya juga terjadi pemborosan anggaran pembayaran tunjangan pegawai yang menduduki jabatan yang tidak sesuai dengan uraian tugas unit organisasi. Hal ini terjadi karena perencanaan tidak didasari pada kebutuhan organisasi riil.

Tahapan verifikasi data anjab dan ABK seringkali bermasalah, tidak sebanding dengan jumlah verifikator anjab Biro Organisasi sehingga tidak optimal hasilnya. Dokumen anjab membutuhkan ruang arsip yang besar, rentan kerusakan dan anggaran kertas yang mahal.

Permasalahan diatas tentunya sudah teratasi dengan lahirnya Sistem Informasi Jabatan Provinsi Riau (SI-JABPRI). Sistem berbasis website untuk kemudahan penyusunan Anjab, ABK dan Evaluasi Jabatan secara elektronik, dilengkapi petunjuk penyusunan sehingga dapat menekan anggaran kegiatan dibanding metode questioner, melakukan wawancara langsung ke Organisasi Perangkat Daerah atau hingga mendatangkan para ahli dalam penyusunan.

SI-JABPRI disetting memiliki performance yang baik dalam pengolahan data yang banyak, sangat user-friendly, berkecepatan tinggi, membuat pengguna tidak jenuh dan terganggu dengan loading data yang berkepanjangan.

Informasi jabatan lainnya pada sistem ini yang sangat mendukung manajemen kepegawaian lain adalah informasi formasi, kualifikasi pendidikan dan kompetensi jabatan, kesenjangan jabatan, syarat jabatan, efisiensi jabatan, jumlah pemangku jabatan, jumlah kebutuhan jabatan, serta distribusi jabatan yang berbasis analisis jabatan dan ABK.

Sistem ini telah menggunakan teknologi informasi terbaru, mempunyai tampilan menarik dan terintegrasi dengan sistem kepegawaian “SMART” yang menyajikan seluruh nama ASN sebagai pemangku jabatan, kemudian integrasi dengan e-Agenda untuk mengukur target kinerja ASN sebagai syarat pembayaran TPP.

Sebuah gagasan inovasi harus layak (feasible) dan dapat dilaksanakan (implementable). SI-JABPRI juga telah melalui analisis kelayakan inovasi yaitu telah layak administrasi, layak sumber daya, layak secara teknis, dan layak secara regulasi.

SI-JABPRI memiliki nilai keberlanjutan yang tinggi, penyusunan anjab mengikuti perubahan kelembagaan yang dinamis, sangat potensial direplikasi oleh provinsi lain dan kabupaten/kota di Indonesia, karena metode penyusunan dan output yang dihasilkan memiliki pedoman regulasi dan format yang sama di seluruh Indonesia.

Gesit-19 (Gerai Perizinan Sektor Kelautan Dan Perikanan Provinsi Sulawesi Selatan)

Jenis Instansi: Provinsi

Instansi: Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan

UPP: Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu

Wilayah: Sulawesi Selatan

Penghargaan: TOP 45/2021

Tahun: 2021

Kategori SDG’s: Tanpa Kemiskinan

Tag: kelautan, perikanan, perizinan, gerai

Kabupaten Sinjai memberikan kontribusi 39,37% Perizinan pada sektor kelautan dan perikanan di Sulawesi Selatan. Urgensi masalah yang melatar belakang lahirnya inovasi Gesit-19 (Gerai Perizinan Sektor Kelautan dan Perikanan) antara lain:
Jarak tempuh yang jauh ke ibukota provinsi;
Biaya operasional yang tinggi;
Berpotensi percaloan dan pungli;
Membutuhkan waktu 1-2 bulan;
Berpotensi terjadinya illegal fishing; dan
Berpotensi menjadi cluster covid-1

Inovasi ini memiliki beberapa keunikan diantaranya merupakan kewenangan kolaboratif, mendekatkan pelayanan perizinan, penatausahaannya melalui sumber daya aparatur lokal. menggunakan sistem informasi, membuka layanan Weekend Service, serta menggandeng BPJS Ketenagakerjaan dalam perlindungan tenaga kerja bagi nelayan.

Inovasi ini diawali dengan komitmen antara Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan dengan Pemerintah Kabupaten Sinjai pada 19 Desember 2018 dalam mendekatkan pelayanan perizinan kewenangan pemerintah provinsi di daerah melalui mekaniseme gerai di Kabupaten Sinjai sebagai pilot project. Keberhasilan inovasi dapat dilihat dari dampak sebelum dan setelah inovasi yang digambarkan sebagai berikut

Inovasi Gesit-19 mempercepat penerbitan izin, biaya operasional lebih murah sehingga memberikan kepastian berusaha, omzet warung makan meningkat serta produksi industri pabrik es batu meningkat, sebagai strategi pencegahan Covid-19 dengan mengurai cluster kerumunan pemohon izin ke daerah. Berdasarkan perspektif ekonomi biaya operasional dikeluarkan secara akumulatif hanya mencapai Rp.117.200.000 sehingga potensi penghematan biaya operasional pengurusan izin 2.344 kapal nelayan sebesar Rp 8.637.640.000.

Keberlangsungan inovasi pada aspek ini ditopang terbangunnya regulasi dalam bentuk perjanjian kerjasama pemerintah daerah, tersedianya SDM yang terlatih, tersedia anggaran dan dukungan sarana prasarana yang berkesinambungan termasuk tersedianya jaringan internet yang memadai. diterbitkannya Peraturan Gubernur nomor 35 Tahun 2020 tentang Forum PINISI SULTAN salah satu program percepatan Gerai Perizinan. Keberlanjutan inovasi secara sosial didukung dengan 24% dari jumlah nelayan telah terdaftar dalam BPJS Ketenagakerjaan. Secara manajerial, inovasi didukung melalui bimbingan teknis, penyederhanaan SOP, serta pelaksanaan service excellence dan bantuan keuangan daerah.

Transferabilitas inovasi sangat mudah karena telah memiliki payung hukum melalui penandatangan PKS di seluruh Kabupaten/Kota di Sulawesi Selatan dan bahkan dapat diperluas di luar Sulawesi Selatan, tidak memerlukan biaya besar, SDM tidak terlalu banyak, tersedia sistem infomasi SIMAKDA serta tidak memerlukan bangunan khusus.