Temukan Arsip Dalam 3 Menit

Jenis Instansi: Provinsi

Instansi: Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat

UPP: Bagian Kesekretariatan dan PDE Biro Umum Sekretariat Daerah

Wilayah: Nusa Tenggara Barat

Penghargaan: Top 99/2016

Tahun: 2016

Kategori SDG’s: Perdamaian, Keadilan dan Kelembagaan yang Tangguh

Tag: Arsip, Penyediaan Informasi Publik

Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat (Setdaprov NTB) menjadi pusat pengelolaan kearsipan pemerintahan bagi 4,5 juta penduduk. Arsip merupakan informasi yang dijadikan referensi dalam pelaksanaan tupoksi. Karena itu arsip harus dikelola dengan baik, efisien, dan sistematis. Pencarian arsip sangat sulit bagaikan mencari emas di kubangan lumpur: melibatkan banyak staf, menguras tenaga dan menyita waktu, namun arsip yang dicari sering tidak ditemukan.
Setdaprov NTB menerapkan pengelolaan arsip dengan inovasi menemukan arsip dalam 3 menit. Target itu dicapai dengan proses akuisisi manajemen arsip, dari arsip yang tidak teratur menjadi teratur. Pemilahan dimulai dari pemilahan sub masalah dan tahun arsip, penataan tempat, kerapian, dan keamanan penyimpanan arsip. Akuisisi dipusatkan di Depo Pusat Layanan Data dan Informasi Kearsipan. Selanjutnya digunakan aplikasi pencarian arsip cepat dan praktis bernama earsipentebe. Strategi pengeloalan arsip dimulai dengan membentuk Tim Akuisisi Arsip (Oktober 2014), membuat Buku Daftar Pencarian Arsip, dan membentuk Pelayanan Data dan Informasi Kearsipan “Temukan Arsip dalam 3 menit”. Inovasi ini diwujudkan dengan melengkapi fasilitas pendukung pada Depo Arsip, mendayagunakan tenaga kearsipan, bekerjasama dengan berbagai pemangku kepentingan, dan berbasis teknologi informasi.
Sebelum inovasi, setiap unit kerja instansi pemerintah dan masyarakat sulit memperoleh arsip. Sesudah inovasi, pencarian arsip dapat dilakukan dalam waktu 3 menit. Tim kerja yang melakukan pemetaan pemangku kepentingan, dan sosialisasi; koordinasi antar unit kerja terkait terbentuk. Kegiatan akuisisi arsip pemerintahan provinsi dilaksanakan. Buku Daftar Pencarian Arsip dihubungkan dengan penomoran rak arsip dan pemberian warna tertentu. Aplikasi earsipentebe yang mempersingkat waktu penemuan arsip pada kisaran waktu 1 s.d. 3 menit digunakan. Pengelolaan dan pengawasan data berjalan lebih baik. Biaya penyimpanan, dan pemeliharaan arsip menurun. Produktivitas pegawai meningkat. Seluruh dokumen dapat dipelihara dengan baik. Masyarakat dan pemangku kepentingan memperoleh pelayanan cepat dalam mencari data dan informasi.
Pengelolaan data dan informasi kearsipan menggunakan aplikasi komputer meng hasilkan pelayanan cepat dan berkualitas. Dukungan dana, kelengkapan sarana dan prasarana, dan SDM pelayanan yang berkualitas menjadi kunci keberhasilan inovasi ini.

Tigo Tungku Sejerangan Sebagai Upaya Pengobatan TB MDR

Jenis Instansi: Provinsi

Instansi: Pemerintah Provinsi Sumatera Barat

UPP: RSUD Dr. Achmad Mochtar Bukittinggi 

Wilayah: Sumatera Barat

Penghargaan: Top 99/2016

Tahun: 2016

Kategori SDG’s: Kehidupan Sehat dan Sejahtera

Tag: Pelayanan Kesehatan, Pelayanan RS, Tuberkulosis

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Dr. Achmad Mochtar berlokasi di Kota Bukittinggi, Sumatera Barat. RSUD melayani penderita Tuberkulosis (TB) yang merupakan penyakit infeksi menular disebabkan oleh micobacterium tuberculosis. Proses penularannya melalui droplet (percikan ludah saat penderita batuk). Kirakira 65% penderita yang tidak diobati akan meninggal dalam waktu 5 tahun. Salah satu strategi pengobatan adalah DOTS (Direct Observed Treatment Shortcourse) dengan fokus utama penemuan kasus dan penyem buhan pasien. Karena pengobatan cukup lama dan penderita harus makan obat secara teratur, sering menyebabkan terputusnya pengobatan. Kondisi ini berpotensi terjadinya resistensi terhadap Obat Anti Tuberkulosis (Multi Drugs ResistenceMDR). Waktu pengobatan pasien TB MDR lebih lama dibandingkan dengan TB biasa, yaitu 18 s/d 22 bulan. Masalah dalam pelayanan pasien TB adalah dampak negatif TB yang mudah menular. Pengobatan TB sering tidak tuntas karena terbatasnya komunikasi, informasi dan edukasi (KIE) untuk pasien. Kearifan lokal belum termanfaatkan, dan penatalaksanaan pelayanan TB MDR lebih rumit. Konsep “Tigo Tungku Seje rangan” Poliklinik TB MDR di RSUD merupakan solusi pengendalian TB MDR, yaitu partisipasi keluarga sebagai pengawas minum obat (PMO), pemberian pendidikan kesehatan KIE pada pasien, dan peran tokoh agama/tim rohani.
Penyediaan ruangan khusus layanan, pembuatan konsep model layanan “Tigo Tungku Sejerangan”, mempersiapkan tenaga layanan, layanan one stop service, mempersiapkan saranaprasarana layanan, dan pertemuan rutin lintas kelompok staf medis, pengobatan dan perawatan, dan KIE. Di samping itu dilakukan Focus Group Discussion (FGD), transfer pengetahuan, evaluasi, dan penerbitan Piagam Sembuh dari Penyakit TB MDR. Layanan TB MDR mengintegrasikan proses pelayanan meliputi pendaftaran, pemeriksaan, konsultasi dan apotik dilaksanakan di satu poliklinik. Mendorong kepatuhan pasien dan komunikasi intens petugas dengan pasien.
Sebelum inovasi, penderita TB MDR mempunyai banyak kesulitan dalam pengobatan. Sesudah inovasi, tumbuh keinginan pasien untuk sembuh. Menurunnya angka kejadian drop out pengobatan, dan sembuhnya 6 orang pasien TB MDR yang telah berhasil menyelesaikan pengobatan selama 22 bulan pada tahun 20Penatalaksanaan pengobatan TB MDR makin teratur. Kemudahan akses dan kenyamanan layanan. Meminimalkan transmisi infeksi silang. Meningkatnya interaksi antarpasien dan pasien dengan petugas. Meningkatnya Indeks Kepuasan Pasien 75,15% (kategori baik tahun 2014) menjadi 81,56% (kategori sangat baik tahun 2015). Meningkatnya penjaringan pasien yang diduga menderita TB MDR. Meningkatnya jumlah pasien yang bersedia mengikuti program pengobatan TB MDR.
Pengobatan yang membutuhkan waktu yang lama (minimal 18 bulan) sangat memerlukan sikap sabar dan semangat yang tinggi dari pasien dan petugas pengawas minum obat (PMO). Kemitraan dan sinergi berbagai pihak terutama keluarga pasien menjamin keberhasilan penanganan inovasi ini.