Menjebol Dokumen Kapal

Jenis Instansi: Provinsi

Instansi: Pemerintah Provinsi Jawa Timur

UPP: Dinas Perikanan dan Kelautan

Wilayah: Jawa Timur

Penghargaan: Top 99/2016

Tahun: 2016

Kategori SDG’s: Perdamaian, Keadilan dan Kelembagaan yang Tangguh

Tag: perizinan nelayan, nelayan

Saat ini perikanan tangkap di Jawa Timur menunjukkan 57.000 armada penangkapan ikan berbagai ukuran, sedangkan armada yang memerlukan izin kewenangan pemerintah provinsi ukuran >1030 GT kurang lebih 6.500 unit. Sampai dengan akhir tahun 2012 jumlah kapal yang memiliki izin baru sebanyak 1.050 unit (< 20%), sehingga lebih dari 80 % kapal belum memiliki izin. Pengurusan dokumen kapal adalah kegiatan nelayan dalam mengurus dokumen kapal perikanan dimulai dengan pendataan kapal yang belum memiliki izin sampai dokumen izin diterima nelayan. Banyak kapal melakukan penangkapan ikan walaupun tidak memiliki dokumen izin penangkapan ikan. Jarak nelayan ke kantor pemberi perizinan sangat jauh. Pengurusan dokumen kapal dilakukan di Kantor Kesyah bandaran Utama Tanjung Perak Surabaya, Kan tor Syahbandar dan Otoritas Pelabuhan, dan Kantor Unit Penyelenggaran Pelabuhan yang ada di pelabuhan umum. Keberadaan kantor pelayanan dokumen kapal sebagian besar ada di wilayah pantai utara Jawa Timur. Waktu tunggu kapal nelayan di pelabuhan sedikit sehingga pengurusan dokumen kapal tidak dapat diselesaikan.
Dinas Perikanan dan Kelautan Provinsi Jawa Timur menerapkan inovasi “Menjebol Dokumen Kapal“, yaitu pelayanan perizinan pengurusan dokumen kapal dan izin usaha penangkapan ikan dengan sistem jemput bola. Jenis izin yang difasilitasi meliputi pengu rusan Surat Ukur, Gross Akte, Pas Besar, Serti fikat Kelaikan dan Pengawakan, SIUP dan SIPI/ SIKPI. Pelayanan jemput bola di sentra nelayan menggunakan mobil keliling, mendekatkan tempat pelayanan kepada nelayan.
Inovasi ini dimulai di tahun 2012 berupa identifikasi permasalahan, rapat koordinasi, perumusan persyaratan dan mekanisme pengurusan dokumen kapal dan izin usaha penangkapan ikan, dan sosialisasi. Di tahun 2013, dilakukan jemput bola di Kabupaten Tuban, Lamongan, Sumenep, dan Banyuwangi. Terealisasi izin baru dan perpanjangan SIPI dan SIKPI untuk 1.535 unit kapal. Di tahun 2014 dilakukan jemput bola di Kabupaten Tulunga gung dan Lamongan, terealisasi izin baru dan perpanjangan SIPI dan SIKPI untuk 879 unit kapal. Di tahun 2015, dilakukan jemput bola di Kabupaten Tuban, Lamongan, Sumenep dan Malang, terealisasi izin baru dan perpanjangan SIPI dan SIKPI untuk 1.912 unit kapal. Inovasi ini melibatkan pemangku kepentingan yang terkait dengan perizinan.
Sebelum inovasi pelayanan pengurusan dokumen kapal sangat lama, prosedur berbelit, dan biaya sangat tinggi. Durasi waktu operasi penangkapan ikan di laut bagi kapal berbobot 1030 GT ratarata 715 hari sehingga hanya sedikit waktu tersisa saat di darat. Sesudah inovasi, pelayanan cepat dan biaya murah, disertai layanan jemput bola dan unit reaksi cepat. Pengurusan dokumen kapal dilakukan cepat, biaya murah, ada upaya jemput bola, dan unit reaksi cepat. Kepercayaan masya rakat nelayan kepada pemerintah meningkat. Jumlah kapal perikanan yang memiliki dokumen kapal dan izin perikanan naik signifikan, rata­rata 260 izin (2010­2012) menjadi 447 izin (20132014) atau naik 71,92%. Tersedianya petugas pembantu pelayanan perizinan di Pelabuhan Perikanan, dan pelayanan perizinan yang bersifat jemput bola. Manfaat inovasi sangat dirasakan pengusaha kapal perikanan karena proses perizinan yang cepat dan pelayanan jemput bola di seluruh pelabuhan Kabupaten dan Kota se-Jawa Timur.
Pembelajaran dari inovasi adalah penyederhanaan prosedur perizinan, pembedaan perizinan pengurusan perizinan kapal penangkap ikan skala kecil tradisional dan kapal modern, dan kemudahan persyaratan. Pelayanan yang baik, cepat, murah dan mudah, serta penyederhanaan persyaratan dan mekanisme perizinan telah meningkatkan kepercayaan masyarakat nelayan.

Apel Baja (Aplikasi Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa)

Jenis Instansi: Provinsi

Instansi: Pemerintah Provinsi Jawa Timur

UPP: UPT Pelayanan Pengadaan Barang Jasa

Wilayah: Jawa Timur

Penghargaan: Top 99/2016

Tahun: 2016

Kategori SDG’s: Perdamaian, Keadilan dan Kelembagaan yang Tangguh

Tag: Pengelolaan Barang dan Jasa

Unit pemerintahan daerah (SKPD) yang dimiliki Pemerintah Propinsi Jawa Timur berjumlah 73 dan mempunyai lokasi yang tersebar di seluruh kabupaten dan kota. Lokasi terjauh dari pusat pemerintahan provinsi terletak di Kabupaten Banyuwangi, yang berjarak 296 km dengan waktu perjalanan darat 68 jam dari Surabaya. Untuk menangani pengadaan barang dan jasa, ditunjuk 381 pejabat pembuat komitmen (PPK) yang berkoordinasi dengan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (P2BJ). Pelayanan pengadaan barang dan jasa berkualitas rendah akibat proses yang berbelit-belit, boros biaya dan waktu, tidak transparan. Juga tidak ada kepastian mengenai proses pelayanan sehingga pelayanan ini menjadi tidak efektif dan efisien, dan tidak profesional.
P2BJ menerapkan inovasi Apel Baja (Aplikasi Pelayanan Pengadaan Barang/ Jasa) sebagai aplikasi online berbasis website yang mempunyai fungsi meringkas jarak, waktu dan biaya. Juga memudahkan pengusulan lelang, verifikasi, koreksi, koordinasi, kaji ulang, pengembalian usulan lelang, dan pengembalian dokumen hasil pelelangan. Apel Baja juga menangani dokumen perpajakan untuk semua lelang tersebut. Peraturan Gubernur Jatim menjadi landasan regulasi. Kemudian dibuat grand design dalam bentuk flow chart. Awalnya, pelayanan dibagi menjadi front office dan back office, paper less, fitur grand design, dan pelayanan kredibel. Tahun 2016 dilakukan perubahan yang signifikan, terkait dengan basic data, interface secara makro yang lebih friendly dan smooth. Dibangun integrasi antara aplikasi usulan paket dan pengembalian paket, hak akses yang lebih rahasia pada masingmasing user dan penambahan fitur­fitur yang diperlukan untuk report dan pelaporan pada monitoring and evaluation.
Apel Baja mengubah pelayanan dari tidak berkualitas menjadi pelayanan memuaskan. Sampai dengan 13 Januari 2016 pada data monev tercatat 110 pekerjaan yang telah diajukan: 68 pekerjaan selesai, 34 pekerjaan dalam proses, dan 8 pekerjaan dalam proses kaji ulang. Kerja sama jarak jauh dalam pengadaan barang/jasa tidak menjadi masalah. Tidak perlu meluangkan waktu, menyediakan biaya perjalanan dinas dan meninggalkan tugas pokok di SKPD untuk melakukan lelang. Cukup dengan mengakses p2bj.jatimprov.go.id di alamat web, maka Apel Baja hadir di depan PPK. Apel Baja mampu memberikan ke jelasan persyaratan yang harus dipenuhi PPK dalam mengusulkan paket pekerjaan dan mempercepat pengadaan barang/jasa di Provinsi Jawa Timur, memberikan kemudahan, kecepatan dan ketepatan dalam pelayanan yang diberikan oleh P2BJ kepada para PPK. Pelayanan semakin jelas, transparan, dan memuaskan.
Penyediaan sarana dan prasa rana teknologi informasi menjadi kunsi sukses inovasi diikuti dengan layanan berkelanjutan berbasis online, standar operasional (SOP) yang jelas, dan tata kelola pelayanan yang baik. Apel Baja mampu mencatat tracking waktu tindakan yang dilakukan oleh masingmasing pengguna terhadap pekerjaan yang dalam tanggung jawabnya, sehingga bisa memacu kinerja dengan batasan waktu yang ditentukan sesuai SOP.